輸出記録の月次確認では、注文と出荷の数量、配送と書類、精算と銀行入金を順に照合します。差がある取引を無理に完了扱いにせず、理由、担当、次の確認日を残して月をまたぐ方法を説明します。
- 対象期間と締め日を明記する
- 未解決の理由・担当・期限をセットで残す
- 記録の整理と個別の法的・税務判断を分ける
件数の一致から確認する
対象期間の注文一覧と配送一覧を取り込み、注文に配送記録があるか、配送に元の注文があるかを両方向から確認します。件数差が出た場合は、キャンセル、分割配送、翌月出荷などの理由を付けます。差を無理にゼロへ合わせるのではなく、説明できる状態を目指します。
不足を一括で依頼できる形にする
不足書類名だけを送ると、受け取った相手は対象取引を探す必要があります。注文番号、配送番号、発送日、依頼する書類、回答期限を一行にまとめます。確認済みの行を毎回見直さないよう、担当者と確認日も残してください。
取引をたどるための整理表
| 工程・場面 | 記録と確認の方法 |
|---|---|
| 対象期間 | 注文日基準か出荷日基準かを記載 |
| 注文と配送 | 未発送、分割、キャンセルを区分 |
| 書類 | 未入手／確認中／確認済みを区分 |
| 入金 | 未入金、控除、差額の理由を記載 |
この管理表は、注文から出荷、入金までを後からたどるための社内整理案です。税務上の適否や法定の保存期間を決めるものではありません。販売先、輸出者、配送方法、取引形態によって確認事項が変わるため、税関・配送事業者・税理士等へ実際の書類を示して確認してください。注文データ、決済明細、配送記録は役割が異なります。一つの書類が揃っただけで、必要な記録が全部揃ったと判断しないことが大切です。
仮定の運用例・実績ではありません
月末の合計一致だけで、完了にしない
注文総額と精算総額の差が小さくても、未入金一件と重複計上一件が相殺されている場合があります。そこで月次照合は合計に加え、取引ごとの対応と未解決項目を確認します。翌月へ持ち越す取引は消さず、理由、確認先、次の確認日を残します。
| 場面・項目 | 確かめること | 判断・対応 |
|---|---|---|
| 注文に配送がない | 未発送・取消・番号未記入を区別 | 担当者と確認期限を付ける |
| 配送に注文がない | 番号違い・分割分の記録漏れを確認 | 元の控えへ戻って対応を修正 |
| 精算と着金が違う | 控除・通貨・時期を切り分け | 差額を無理に調整せず明細で説明 |
実務で進める三つの手順
- 月初に対象期間と締めの基準を決めます。注文日、発送日、精算日、着金日のどれで集計した表かを先頭に書き、異なる基準の合計を直接比べないようにします。
- 未照合を理由ごとに分け、件数と金額を集計します。「保留」だけでは解決しないため、不足資料と問い合わせ先を一行ごとに残します。
- 確認が終わった時点の表を保存し、その後の修正は履歴を残します。翌月には持越一覧から再確認し、完了した根拠のファイルへリンクします。
進める前に確認する条件
根拠資料のない差額を雑費などの名目で埋めて一致させないでください。管理表の照合と会計上の処理は分け、不明な処理は適切な相談先へ確認します。
よくある質問
入金が翌月なら未照合のままでよい？
入金予定や対応する精算が確認できるなら、時期差として持ち越せます。ただし予定、根拠、次の確認日を残し、理由不明の未照合と区別します。
毎月すべての添付を開く必要がある？
通常は欠損や差異がある取引から確認します。抜き取りの範囲や重点対象は取引の性質で決め、資料が存在することと内容が正しいことを分けて点検します。
今日の作業に落とし込む
未解決の一覧だけを抽出し、担当者と次の確認日を埋めてください。締め後に書類が届いた場合も、元の行へ確認日を追記して履歴を残します。
確認に使う公式情報
- JETRO：貿易・投資相談Q&A
貿易実務の論点を調べる入口。本文の整理表は法定要件を網羅するものではありません。
情報確認日：2026年9月21日（本文の編集・計算確認）。公式情報確認日：2026年9月21日（上記公開ページ）。本文の記入例・判断表・手順は当メディアの整理案です。料金、画面、契約、対象国の条件は実際の利用時に確認してください。