予約商品の入荷が予定より遅れると、「何個届くのか」だけでなく、
「どの注文をいつ発送できるのか」が変わります。
入荷予定の変更を商品の設定画面に反映しても、
すでに受けた注文の表示や購入者への案内まで変わるとは限りません。
まず注文番号ごとに、必要数、引当済みの現物数、未入荷数、
案内済みの発送予定、販売先の期限を照合します。
確定していない入荷日を発送日として約束せず、
確認できた事実と次の連絡予定を分けて伝えましょう。
結論：影響する注文を特定
入荷遅延が分かったら、新規の予約受付や販売表示を見直す前に、
該当SKUの未発送注文を一覧にします。
現物から引当済みの数と、まだ現物を確保していない数を分けると、
遅延の影響を受ける注文が見えます。
予約受注数と現物の確保数の分け方は「予約注文の在庫確保はいつ？」で整理しています。
発送予定日、注文の期限、購入者への案内方法は販売先や決済方法で異なります。
同じ文面を一律に送る前に、販売先の注文詳細と公式ヘルプを確かめてください。
1. 未入荷数と注文を数える
仮に、予約注文が合計5個あり、そのうち現物から2個を引き当て、
残り3個を次回の入荷で確保する予定だったとします。
仕入先から「予定5個のうち、先に2個だけ届く」と連絡があった場合でも、
届いた2個をすぐ販売可能数に足しません。
- 予約注文：5個。注文番号と必要数を確認する。
- 既に引当済みの現物：2個。どの注文に割り当てたか確認する。
- 未引当の予約：3個。今回届く見込み2個だけでは、少なくとも1個が不足する。
- 今回の到着予定：2個。実際の到着と検品が済むまでは現物として数えない。
これは数量の例です。どの注文へ先に割り当てるかは、販売先の条件、約束した発送時期、
社内の対応ルールを確認して決め、注文番号ごとに記録します。
同じSKUでも拠点や商品状態が違えば、一つの数にまとめずに確認してください。
2. 発送予定と注文の期限を確認
仕入先に、未入荷分の数量、次回の見込み日、その根拠を確認します。
「入荷見込み」と「検品後に発送できる日」を別に扱い、未確定なら未確定と記録します。
次に、各注文で購入時に案内した発送時期と、販売先の注文詳細に表示される期限を見ます。
たとえばBASEの「予約販売 App」では、通常の予約商品は発送予定日を変更できますが、
すでに購入された注文情報は変更されません。
購入済みの方への変更案内はショップから個別に行うと説明されています。
一方、長期予約商品の発送開始予定日は後ろ倒しできないと案内されています。
これはBASEのこのAppに固有の仕様です。
BASEでは、予約商品の種類や決済手段によって発送可能な期間・
自動キャンセル期限が異なります。
「予定を延ばせば注文も維持できる」と決めつけず、
注文詳細の期限と利用中の販売先の規定を確認してください。
3. 購入者へ遅延を案内
影響する注文を特定したら、購入者に案内する内容を注文ごとに確認します。
案内には「注文商品・数量」「当初の発送予定」「現在確認できた遅延内容」
「確定している見通し、または未確定であること」「次に状況を知らせる時点」を入れると、
推測と事実を混同しにくくなります。
たとえば「入荷先から一部納品の連絡がありました。
お客様の注文への引当と発送日は確認中です。次回は○月○日までに状況をご連絡します」と、
分かっている範囲を伝えます。
到着日や発送日を確認できていない段階で、確約する表現は避けてください。
BASEの公式ヘルプでは、
購入者との連絡はショップが注文詳細を確認して行う方法が示されています。
実際の送信方法やキャンセル・返金の扱いは、
利用中の販売先と注文の決済方法に従って確認します。
4. 新規受付と表示を見直す
遅延分を含む入荷見込みだけで、予約の新規受付数や通常販売の表示数を増やさないでください。
確保できる数、すでに受けた予約数、追加で受ける上限を同じ時点で照合します。
予定日に間に合わない見込みなら、
商品ページの発送時期の表示や新規受付の継続を見直します。
ここで商品ページの予定日だけを変えても、既存注文に表示された日付や、
購入者への通知が変わるとは限りません。
変更後は、商品ページ、既存注文、購入者への案内を別々に確認します。
5. 部分入荷後に引当を再確認
商品が届いたら、発注数ではなく実際の到着数と検品結果を記録します。
検品済みの数から、未引当の予約注文へ現物が割り当てられたかを注文番号ごとに
確認してください。
「入荷した商品はいつ販売可能にする？」も、入荷後の確認に使えます。
ロジクラの公式ヘルプには、一部が未入荷だったとき、
後日入荷する差分を新しい入荷として記録する操作例があります。
この方法はロジクラ固有です。どのサービスでも、
到着していない数を入荷実績や販売可能な現物に含めないことを先に確かめます。
発送が難しい注文は、購入者からの返答と販売先の期限を追います。
キャンセルを扱う場合は「返品・キャンセル後の在庫はいつ戻す？」も参考にし、
注文状態と現物の引当解除を別々に確認してください。
まとめ：予定と現物を分けて記録
予約商品の入荷が遅れたときは、未発送注文を洗い出し、現物の引当数、未入荷数、
注文ごとの発送予定と期限を確認します。
購入者には確定した事実と次回の連絡時点を伝え、商品ページの表示も見直します。
最初の一商品で「SKU／注文番号／必要数／現物引当数／未入荷数／当初の発送予定／
確認できた入荷見込み／販売先の期限／購入者への連絡日／次回確認日」を
一行ずつ記録してください。
入荷後は検品結果と引当状態を再確認してから、発送や新規販売へ進めます。
参考資料
- BASE ヘルプ：あとから発送予定日を変更できますか（予約販売 App）
- BASE ヘルプ：予約販売商品の発送可能な期間はいつですか（予約販売 App）
- BASE ヘルプ：購入者との連絡はどのように取りますか
- BASE ヘルプ：注文がキャンセルされることはありますか
- ロジクラ ヘルプ：入荷に登録した商品の一部が入荷しませんでした
参考資料は各サービス固有の操作例です。
本文の確認順は特定の在庫管理・販売サービスの利用を前提としません。
