Shopeeの在庫管理｜欠品を防ぐ在庫配分と同期トラブルの直し方

Shopeeで欠品を防ぐには、棚にある数量をそのまま出品数にせず、注文分を確保した後の「新しく販売できる数」を基準にします。複数の販売先で同じ在庫を使う場合は、各販売先へ出す数の合計まで管理することが要点です。この記事は、Shopeeを含む複数販路で現物在庫を共有する運用の設計例です。

在庫があるのに欠品するのは、同じ一個を二回売るから

棚に10個ある商品を、販売先AにもBにも10個ずつ出していると、全体では20個まで受注する余地ができます。連携が注文のたびに正しく動いていても、注文取得や反映に時間差があれば、その間に同じ在庫へ別の注文が入ります。同期頻度だけを上げても、在庫の定義や配分が曖昧なままでは原因が残ります。

まずはSKUを、色・サイズ・セット構成まで区別できる単位でそろえます。商品名が同じでも、NAVYの単品とNAVYの二個セットを同じ一件として扱ってはいけません。

この定義なら、販売可能数＝実在庫−引当−検品中・販売不可−予備在庫です。四つの区分は重複させません。倉庫やツールがすでに引当を差し引いた数を返す場合は、もう一度引くと過少在庫になります。連携元の項目名だけで判断せず、何を含む数字かを確認してください。

20個の在庫を、二つの販売先へ割り当てる

出荷のときは、実在庫と引当が同時に3個減ります。新規の販売可能数は9個のままです。「受注で3個減らし、発送でも販売可能数を3個減らす」と、同じ販売を二回数えることになります。

Aの注文を反映した後の割当は、他の変化がなければAが5個、Bが4個で合計9個です。売れ行きに合わせてBの分をAへ移すときは、Bを減らした結果を確認してからAを増やすなど、移行途中の合計超過を避ける手順を決めます。中央管理で一括制御できる仕組みなら、その仕組みが同時注文をどう扱うかを確認します。

セット商品は「出品の個数」を現物へ換算する

ポーチ二個セットが一つ売れたら、単品在庫は二個必要です。SKU対応表には、販売先SKU、自社SKU、構成個数、販売先、適用開始日を持たせます。単品とセットで同じ現物を使うなら、セット側だけ別の在庫を持っているように計算しないでください。

返品も同様です。二個セットの一個だけが戻った場合、注文を一件戻したからといって二個を販売可能に戻せません。返却数量と再販可能数量を分け、検品後に在庫へ復帰させます。

同期がおかしいときは、最後の正しい状態から照合する

「送信成功」と「販売先に正しい数が表示された」は別の確認です。管理表には更新前の値、送信値、取得元の時刻、反映後の値、エラーを残します。更新時刻は時差のある販売先でも比較できるよう、タイムゾーンを明記します。

異常を見つけたら、影響するSKUと販売先を絞り、確証のない在庫増加を止めます。現物と未出荷注文を確認し、最後に一致していた時刻以降の受注・キャンセル・出荷・返品を追います。古いデータを再送して数字をそろえるだけでは、障害中に入った注文を消してしまうおそれがあります。

予備在庫を増やす前に、原因を分類する

原因が数え違いなら棚卸手順、SKUの取り違えなら対応表、同時注文なら配分と反映順、返品の早すぎる復帰なら検品手順を直します。予備在庫は備えにはなりますが、原因そのものを修正する方法ではありません。予備を増やした結果、欠品は減っても販売機会を失っていないかも確認します。

少数SKU・少量受注で、担当者が確実に照合できるなら、最初は表計算と販売先への配分でも運用できます。ツール導入を考える目安は、販路数だけでなく、同時注文、セット構成、手動変更、異常復旧を現在の体制で処理できるかです。