10個発注した商品が届いたら、在庫画面に10個を追加してよいでしょうか。
実際には8個しか届いておらず、そのうち1個の状態を確認中なら、
発注数だけで販売可能数を決めることはできません。
この記事では、通常の仕入れ品を受け取ったときに、
何を確認してから販売可能在庫へ反映するかを整理します。
返品品の再販売判断は、別記事「返品商品の検品と在庫反映」で扱っています。
結論：発注・到着・販売可能を分ける
発注数は「届く予定」、到着数は「実際に受け取った数」、
販売可能数は「販売先に出せると確認した数」です。
三つを混ぜずに記録し、検品結果と既存の引当を確認してから、
利用中のシステムの入荷処理を行います。
入荷処理をした時点で販売可能数も増えるか、
別に商品状態や販売先の数量を更新する必要があるかは、サービスと設定によって異なります。
処理の前に現在の数量と反映先を確認してください。
1. 発注内容と到着した現物を照合する
最初に、発注番号や納品書と箱の中身を一件ずつ突き合わせます。
- SKUと色・サイズ・型番などのバリエーション
- 発注数、今回の到着数、未着数
- 倉庫・保管場所、受け取った日時
- 箱単位と個数単位の違い
- 外装の破損、内容違い、付属品の不足など確認中の数量
未着分を「後で届く予定」として残す場合も、今回の到着数には含めません。
誤配送や状態未確認の商品は分けて保管し、販売先ごとの商品状態の基準を確認します。
2. 検品結果から今回反映する数を決める
仮の例：10個発注し、今回は8個到着。7個は数量・状態ともに確認済み、
1個は外装と中身を確認中、残り2個は未着とします。
| 区分 | 数量 | 今回の扱い |
|---|---|---|
| 発注 | 10個 | 注文した総数。これだけでは在庫へ加えない |
| 到着・検品済み | 7個 | 販売条件と既存の引当を確認して 反映を判断 |
| 到着・確認中 | 1個 | 判断が終わるまで 販売可能数に含めない |
| 未着 | 2個 | 次回の到着を待ち、 今回の入荷には含めない |
この例で今回販売可能な数へ加える候補は7個です。
ただし、すでに注文分として確保している数がある場合や、
商品状態の基準を満たさない場合は、販売先に表示する数を別途確認します。
確認中の1個は、検品後に適切な状態と処理方法を決めます。
3. 入荷処理を一つの履歴として残す
利用するシステムで、発注から入荷を受ける操作か、直接入荷を登録する操作かを確認します。
検品した数、欠品や破損の数、処理日時、担当者を発注番号・納品書と結び付けて残します。
部分入荷が可能な場合は、到着分だけを処理し、未着分がどう管理されるかも確かめます。
入荷処理で在庫が増えた後、同じ7個を手動の在庫調整でも加えると二重計上になります。
処理直後に該当SKUの変更履歴と増加数を見て、次の操作を決めてください。
スマレジの公式ヘルプには検品数・欠品数・欠品理由を入力する例があり、
Squareの公式ヘルプには注文書を全部または一部だけ受領する例があります。
これらは各サービスの操作例であり、すべての在庫管理サービスが同じ画面や
処理順になるわけではありません。
4. 販売先の数量まで確認する
入荷の記録が正しくても、販売先の表示数が同時に更新されるとは限りません。
対象SKUについて、次を最後に確認します。
- 在庫確認画面の増加数と、入荷履歴の数が合うか
- 確認中・未着の商品が販売可能数に含まれていないか
- 受注済みで確保した数と、各販売先の表示数に矛盾がないか
- 連携の反映待ちやエラーが残っていないか
数が合わない場合は、まず履歴と連携状態を確認します。
棚卸しの現物と画面の差を調べる手順は「棚卸しの在庫差異を調べる」にまとめています。
まとめ：到着数だけで販売数を決めない
発注数、到着数、検品を通った数を分け、今回の入荷処理で何個増えるかを確認します。
その後に販売先の表示数まで見れば、未着品や確認中の商品を誤って販売可能として
扱うことを避けやすくなります。
まずは次の入荷1件で、発注番号・SKU・発注数・到着数・検品結果・反映日時を
一行に残してみてください。
運用全体の確認項目は無料の運用チェックリストも参考になります。
倉庫や店舗の間で商品を動かす場合は、出庫・移動中・入庫済みを分けて確認します。
詳しくは「在庫移動中の商品はいつ販売可能にする？」をご覧ください。
参考資料
参考資料は各サービス固有の操作例です。
本文の確認順は特定の在庫管理サービスの利用を前提としません。
