仕入先の振込先変更は、取引先マスタの入力作業だけで完了させず、変更依頼の確認と支払承認を分けて進めます。
ここでは、国内外の仕入れで使える確認メモと保留の解除条件を整理します。
確認を二つに分ける
発注内容、請求番号、数量、金額を照合する作業と、受取口座の変更が正当か確認する作業は別です。
請求の内容が一致していても、変更後の口座が正しいとは限りません。
警察庁は送金に関する連絡をメール以外で確認し、依頼メール内ではなく、名刺や自分のアドレス帳などの連絡先を使うよう案内しています。
IPAも送金の社内チェック体制と、変更時の別経路確認を挙げています。
以下の状態管理は、これらを仕入れ実務へ応用した編集部の提案です。
受付時は上書きしない
依頼受信日時、取引先、対象請求、支払期日、変更内容を記録し、「変更確認待ち」にします。
変更前の情報を残したまま、確認が終わるまで新口座の利用を保留します。
支払予約、振込用ファイル、担当者別の一覧に対象請求が残っていないか確認します。
保留情報を取引先マスタだけに残すと、別経路の支払いが進む可能性があるためです。
期日を確認して次の連絡日時を決め、必要なら既知の連絡先で相手と対応を調整します。
既知の経路で事実を確認する
契約資料や社内の登録情報から、以前から正規の相手だと確認してある連絡先を取り出します。
変更メールの署名、添付された変更届、相手から新しく指定された番号だけを根拠にしません。
その番号へ自分から連絡し、依頼の有無、対象請求、適用開始日、受取人名義、銀行名と口座情報を照合します。
海外送金では、必要な支店・銀行識別情報や通貨も含め、利用銀行が求める項目を別途確認してください。
銀行ごとの入力仕様や手数料は本記事の確認対象ではありません。
登録先につながらない、同時に連絡先も変わった、名義の説明が合わない場合は保留を続けます。
従来の口座へ送ればよいとも即断せず、相手との確認と社内承認へ戻します。
状態と解除条件をそろえる
表の状態名と担当分担は社内運用の例です。
公式の必須様式や、送金の安全を保証する判定基準ではありません。
| 状態 | 次の確認 | 保留・注意点 |
|---|---|---|
| 変更確認待ち | 別経路で依頼と変更内容を照合 | 未解決点があれば保留継続 |
| 確認済み・承認待ち | 権限のある承認者が原本と照合 | 確認記録だけで自動実行しない |
| 承認済み・実行待ち | 最終画面と承認内容を照合 | 相違があれば保留へ戻す |
| 実行済み | 送金記録と対象請求を照合 | 疑義があれば銀行へ速やかに連絡 |
架空例で受付票を作る
以下は実際の取引ではない架空例です。
仕入先DEMO商事、請求DEMO-P097、支払額120,000円について、翌日から別口座を使うよう連絡があったとします。
発注と請求の照合は一致しましたが、従来の登録電話で相手につながりませんでした。
記録は「請求照合済み／変更未確認／支払保留／確認担当：担当A／次の連絡：当日14時」とします。
14時は架空例の社内予定であり、支払いを約束する時刻ではありません。
その後、既知の経路で変更依頼と口座情報を確認できたら、確認日時、相手、照合結果を追記します。
承認者は変更前後と対象請求を照合し、実行担当者は最終の支払画面を承認内容と突き合わせます。
相違が残る場合は、承認や実行へ進めません。
記録と権限を整える
受付票を四つの欄に分け、未記入と確認済みを区別して残します。
- 受付欄：依頼受信日時、取引先、対象請求、支払期日。
- 変更欄：変更前後の情報、適用開始日、原本の保管先。
- 照合欄：確認先の入手元、発信日時、相手、確認結果。
- 判断欄：未解決点、次の確認担当と日時、承認者、実行結果。
元メールと口座詳細は権限を絞って保管し、広く共有する進捗表には必要な識別情報だけを載せます。
担当交代時は「電話済み」だけでなく、何が確認でき、何が未確認かを引き継ぎます。
一人で運営する場合も受付・確認・実行を分けて残し、時間を置くだけで別経路確認の代わりにしません。
そのまま使える確認メモ
以下は社内用の記入ひな型です。空欄は未確認として扱います。
- 対象請求：＿＿／支払期日：＿＿。
- 既知の連絡先の入手元：＿＿／確認日時：＿＿。
- 相手と照合した変更内容：＿＿／原本の保管先：＿＿。
- 現在の状態：確認待ち・承認待ち・実行待ち・実行済み。
- 未解決点：＿＿／次の確認担当・日時：＿＿。
- 承認者：＿＿／実行結果：＿＿。
承認待ちへ進めるのは、変更依頼と変更内容を照合し、未解決点がないことを記録できた場合です。承認が終わる前に支払実行へ進めません。
不審な送金に気づいたとき
送金済みの可能性があれば、調査完了を待たず送金元の銀行へ速やかに連絡します。
元メールやメールヘッダ、請求書、送金記録を保存し、被害が疑われる場合は警察にも相談します。
キャンセルや組戻しを依頼しても回収できるとは限りません。
支払前のチェックリスト
- 対象請求と支払期日を特定したか。
- 予約済み振込を含め、保留対象を共有したか。
- 依頼メールとは独立した既知の連絡先を使ったか。
- 依頼の有無と変更内容を照合し、未解決点を残したか。
- 承認内容と最終の支払画面が一致しているか。
- 変更履歴と実行結果を一件にまとめたか。
相談前に流れを整理する
運用を相談する際は、口座番号や個人情報を伏せて、依頼受信から確認・承認・実行までの担当と、止まっている工程を整理してください。
不審な送金の直後は、一般的な運用相談を待たず銀行への連絡を優先します。
参照した公式情報
情報確認日・公式情報確認日：2026-10-30。
警察庁「ビジネスメール詐欺に注意！」の別経路確認・既知の連絡先・被害後対応、IPA「ビジネスメール詐欺の対策について知る」の社内体制、同「FAQ」Q4・Q5・Q7・Q11を参照しています。
受付票と状態管理は編集部の提案で、法定様式や銀行の仕様ではありません。
※金額・社名・請求番号・時刻は架空例です。見出し画像は既存のAI生成イメージで、実際の請求書や取引記録ではありません。
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