10個頼んで9個届いたら｜仕入先へ連絡する前にそろえる入荷差異メモ

注文は10個、開封して確認できた商品は9個。すぐに「1個不足」と連絡したくなりますが、別便や別の箱に分かれていないかも確認したいところです。今回は、入荷時の数量差異を仕入先へ伝える前の整理方法です。

1．発注・発送案内・届いた現物を分ける

発注した数量、仕入先の発送案内にある数量、現物で確認できた数量を別々に残します。発注10個でも、発送案内が9個と1個の別便なら、状況は全数発送の案内がある場合と違います。

発注番号、商品番号、梱包単位、届いた箱数を確認します。「1箱」と「1個」が同じ単位になっていないか、同じ発注の別商品を数えていないかも見ます。

2．現物の確認結果と、不明点を記録する

架空例では「発注10個／発送案内10個／到着1箱／現物9個／別便案内は見当たらず」と記録します。別便がないと確定したのではなく、案内をまだ確認できていない状態だと分かる書き方にします。

開封時の箱、同梱明細、商品配置など、確認した資料を発注番号へ対応させます。数量が合うまで、未入荷分を販売可能数として扱わない運用にします。

3．連絡は、事実・質問・希望を分ける

文面の例は「発注DEMO-100の商品Aは10個の注文に対し、到着した1箱で9個を確認しました。発送案内は10個です。別便の有無と発送数量をご確認いただけますか。確認に必要な資料があればお知らせください」です。

最初から原因を決めつけず、確認した数量と資料を示します。補送や精算などの希望がある場合は、確認事項と分けて伝え、相手の回答や取り決めを記録します。

4．回答後も、現物と記録の確認まで続ける

仕入先から補送の連絡があっても、現物が届いたこととは分けます。補送予定数、予定日、到着結果、担当を残し、入荷時に数量と状態を確認します。

発注数の変更などで対応が決まった場合も、元の発注記録を消さず、変更内容を対応づけます。自店の注文へ影響する場合は、担当者へ状況を共有します。

入荷差異メモのひな形

発注番号／商品番号／発注数と単位／発送案内数／到着箱数／現物確認数／確認資料／未確認事項／連絡日時／回答／次の確認予定。

まず差異が出た1件で、注文画面と現物の数字を横に並べてみてください。連絡したことだけを完了条件にせず、差異の扱いが決まり、記録へ反映されたかまで確認します。数値・発注番号・文面は説明用の架空例です。

※商品番号・数量・文面などの例は説明用です。見出し画像はAI生成イメージで、実際の商品・作業記録ではありません。

入荷数量の照合単位を比べる

以下は編集部による運用例の比較です。使用中の販売先・商品・作業環境に合わせて調整してください。

参照した公式情報と確認範囲

情報確認日：2026-10-29公式情報確認日：2026-10-29

• GS1 Japan｜GTIN設定の基本原則：GTINが商品・取引単位を識別するためのコードであることを確認しました。社内管理番号とは区別します。

参照先のサービス・機能に関する説明と、編集部が提案する作業手順は区別しています。社内の記録項目・確認順序・架空例は編集部の運用例であり、各社が同じ方式を義務付けているという意味ではありません。サービス条件は利用する販売先・配送方法の最新案内で確認してください。

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