在庫はあるのに見つからない｜商品管理番号と棚番を分ける保管ルール

管理表では在庫あり。でも作業台にも棚にも見当たらない。数量が合っていても、保管場所が追えなければ出荷準備は止まります。今回は商品の識別と置き場所を分け、移動後も探せる記録を作る方法です。

1．商品の番号と、場所の番号を分ける

商品管理番号は「どの個体か」、棚番は「どこにあるか」を示すものとして分けます。中古品は同じ型番でも状態が違うため、型番だけでなく個体ごとの番号で照合する運用にします。

例えば架空の個体DEMO-023を、棚Aの2段目の箱3に保管するなら、管理番号DEMO-023／保管場所A-02-03と記録します。棚を移しても個体の番号は変えません。

2．棚の表示は、現場で読める形にする

A-02-03の意味を決めても、棚に表示がなければ探す人は迷います。棚全体、段、箱のどこを示す番号かをそろえ、実物のラベルと管理表の表記を合わせます。

似た文字や手書きの読み違いがあれば表記を見直します。場所名を増やす前に、別の担当者がその記録だけで1商品を見つけられるか試します。

3．撮影台・検品待ちも、正式な置き場所にする

作業中の商品が棚にないのは自然です。「撮影台1」「検品待ち箱B」のように、一時置き場にも名前を付けます。個体を持ち出した時点で、移動元・移動先・時刻・担当を残します。

移動中と到着を分ける

移動先の予定と、現物が今ある場所は分けて残します。以下は編集部による架空の運用例です。

DEMO-023をA-02-03から撮影台1へ運ぶとき、持ち出し時刻と担当を残し、「撮影台1へ移動中」と記録します。この段階では、撮影台1に到着済みとは扱いません。

撮影台1へ置いたら、現物の管理番号と移動記録を照合し、到着時刻を残します。持ち出しから到着までの記録を一つの移動としてつなぎ、同じ個体を移動元と移動先で別々の在庫として数えないようにします。

移動中の商品を別の担当者へ渡す場合は、受け渡し場所、時刻、担当を記録します。所在が確認できなければ、予定先を現在地として埋めず、最後に現物を確認した場所と次の確認担当を残します。

架空例ではDEMO-023をA-02-03から撮影台1へ移し、撮影後にA-02-03へ戻します。作業中に発送対象へ変わった場合は、実際の移動先を記録し、予定していた戻し先だけを残さないようにします。

4．見つからないときは、数量を先に直さない

まず管理番号、最終の置き場所、移動履歴、直近の作業担当を確認します。写真撮影、検品、出荷待ちなどに移っていないかを調べます。見つからないだけで販売可能数を増やす操作はしません。

原因が分かるまで販売や出荷への影響を担当者へ共有し、必要な保留対応を決めます。所在が確認できたら、記録のどの時点から実物とずれたかを残します。

小さく始める確認表

商品管理番号／現在の棚番・一時置き場／移動元／移動先／移動日時／担当／未確認事項。数量と置き場所は別々の項目にします。

まずは1棚だけ表示をそろえ、5商品で「記録を見る→現物を探す→番号を照合する」を試してみてください。保管場所の記録は、棚をきれいにするだけで終わらず、動かした後に更新できる形にすることがポイントです。

※商品番号・数量・文面などの例は説明用です。見出し画像はAI生成イメージで、実際の商品・作業記録ではありません。

商品番号と棚番の違い

以下は編集部による運用例の比較です。使用中の販売先・商品・作業環境に合わせて調整してください。

参照した公式情報と確認範囲

情報確認日・公式情報確認日：2026-11-01

• Shopify｜SKUを使用して在庫を管理する：ShopifyでSKUを在庫の識別に使う説明を確認しました。

参照先のサービス・機能に関する説明と、編集部が提案する作業手順は区別しています。社内の記録項目・確認順序・架空例は編集部の運用例であり、各社が同じ方式を義務付けているという意味ではありません。サービス条件は利用する販売先・配送方法の最新案内で確認してください。

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